1. Планування роботи суду з питань діловодства та статистики, стан виконання планів роботи.
Відповідно до плану роботи суду на І півріччя 2015 року та на виконання вимог листа територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області від 18.12.2014р. № 03-2029/14 проведений огляд обліково-статистичної роботи у суді за 2014 рік.
Під час проведення огляду використовувались плани роботи суду на І та ІІ півріччя 2014 року. Плани роботи суду затверджуються головою суду. План роботи включає в себе ІV розділи, а саме: І – загальний, ІІ – здійснення правосуддя в кримінальних, цивільних, адміністративного провадження та у справах про адміністративне правопорушення, ІІІ – підвищення професійного рівня, ділової кваліфікації суддів та працівників апарату суду, ІV – організація роботи суду, кадрова робота, обліково-статистична звітність, питання по удосконаленню ефективності роботи апарату суду та господарська діяльність суду.
По кожному підрозділу розробляється план заходів, встановлюються строки їх виконання, затверджуються виконавці. До планів роботи включались такі актуальні питання, як: вивчення методичних рекомендацій, матеріалів інструктивного характеру з питань обліково-статистичної роботи, програмно-технологічних засобів при роботі з автоматизованою системою. Відповідальні особи, згідно строків виконання, проводять семінарські заняття суддів та працівників апарату суду, виробничі наради працівників апарату суду, практичні заняття, проводять перевірки роботи всіх підрозділів суду та узагальнення. За станом виконання планів роботи відповідальна - керівник апарату суду Винокурова Д.В.
2. Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судами правосуддя.
Відповідно до Типової посадової Інструкції працівників апарату місцевих загальних судів та Інструкції з діловодства з метою поліпшення організації діяльності суду, забезпечення визначення посадових обов’язків працівників апарату суду згідно кваліфікаційних вимог і посад по Ямпільському районному суду виданий наказ від 16 липня 2014 року № 19-К/ф «Про розподіл функціональних обов’язків між посадами працівників апарату суду» та наказ від 03 листопада 2014 року № 30-К/ф. «Про покладення функціональних обов’язків на деяких працівників апарату суду та внесення змін до наказу “Про розподіл функціональних обов’язків між посадами працівників апарату суду” № 19-К/ф від 16.07.2014 року.»
Здійснення первинного обліку документів і складання звітності розподілено наступним чином:
- старший секретар суду Ждан О.О. забезпечує первинний облік справ цивільного судочинства за наступними індексами: «2», «2-в», «2-д», «2-з», «2-зз», «2-сз», «2-р», «2-во», «2-др», «2-к», «2-п», «4-с», «8», а також організовує та забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формами « № 2-Ц»,
« № 10»;
- секретар суду Кліменко О.М. забезпечує первинний облік справ адміністративного та цивільного судочинства за наступними індексами: «2-а», «2-ав», «2-аз», «2-азз», «2-асз», «2-ар», «2-аво», «2-адр», «6-а», «8-а», «2-н»,
«2-о», «2-с», «6», а також організовує та забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формою «№ 2-А», та розділів 1,2,4 форми
«№ 2-Ц», формами «№ 6.1», «№ 6.2»;
- секретар суду Ніженець Н.В. забезпечує первинний облік справ про адміністративні правопорушення за наступними індексами: «3», «3-в», а також забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формою «№ 3», та розділів 1,2 форми «№ 4»;
- заступник керівника апарату суду Бурнос О.В. забезпечує первинний облік по кримінальним провадженнях (справах), по справам за поданням правоохоронних органів за наступними індексами: «1-кп», «1-кд», «1-о»,
«1-вп», «1-м», «1-кс», «1-в», а також забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формами «№ 1», «№ 1-1», «№ 1-1ОП», «№ 1-ОП»,
«№ 1-Л», «№ 6-8», «№ 1-АМ», розділу 3 форми «№ 4».
3. Організаційні питання роботи канцелярій суду (дотримання термінів та якість заповнення документів первинного обліку в електронному та паперовому вигляді, складання номенклатур, формування справ, ведення архіву, порядок обліку речових доказів та ін.).
Порядок ведення діловодства суду визначається Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах областей, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ. Первинний облік в суді ведуть - старший секретар суду Ждан О.О., секретарі суду Кліменко О.М. та Ніженець Н.В., заступник керівника апарату суду Бурнос О.В., які в автоматизованій системі документообігу суду здійснюють обробку, облік та контроль документів (справ, матеріалів чи проваджень), а також якісне заповнення документів первинного обліку в електронному вигляді. За організацію впровадження в роботі суду комп’ютерних технологій та адміністрування автоматизованих робочих місць відповідає головний спеціаліст з інформаційних технологій Малашенко І.Ю. Всі відповідальні за первинний облік працівники також ведуть облік і у паперовій формі та забезпечують проходження документів у строки передбачені чинним законодавством або самим документом. Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду Винокурова Д.В.
Для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом складається номенклатура справ. За складання номенклатури у суді відповідає керівник апарату суду Винокурова Д.В. Згідно номенклатури справи формуються за 6 групами, а саме: 1 – організація роботи суду, 2 – робота зі зверненнями громадян, 3 – архівна справа, 4 – обліково-статистична робота, 5 – бухгалтерський облік, 6 – кадрова робота . Для того, щоб не виникало помилок, працівники апарату суду, які відповідають за формування у справи непроцесуальних документів, мають для використання в роботі копії номенклатури справ.
У відповідності до Інструкції з діловодства керівником апарату суду визначені відповідальні особи за роботу з речовими доказами – заступник керівника апарату суду Бурнос О.В. по кримінальним провадженням та секретар суду Ніженець Н.В. по справам про адміністративні правопорушення.. Для їх зберігання в суді виділений металічний сейф, який замкнений на ключ. Доступ до сейфа мають тільки відповідальні особи.
Для організації роботи архіву в суді обладнане спеціальне приміщення зі стелажами та металевими дверима зі спеціальним навісним замком. Доступ до спеціального приміщення має судовий розпорядник Поправко В.М. на яку покладено обов’язки по веденню архіву суду. У разі її відсутності доступ можливий тільки у присутності керівника апарату суду, або особи, яка виконує його обов’язки і має дублікат ключа від такого приміщення. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, а також їх відбору для знищення.
4. Ведення судової статистики: порядок складання та подання звітів, якість та дотримання термінів.
Згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду та розподілом функціональних обов’язків працівники, які ведуть первинний облік обліково-статистичних карток, відповідають за формування звітів за формами затвердженими ДСА України. Кожна відповідальна особа при заповненні карток керується вимогами Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах областей, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних та кримінальних справ, щоб уникнути помилок, які можуть вплинути на формування показників звіту. Спеціалістом з інформаційних технологій на початку формування звітів перевіряється оновлення форм статистичних звітів, потім проводиться перевірка ОСК на виявлення помилок. Після проведених перевірок формуються звіти в автоматичному режимі. Статистичні звіти за затвердженими формами подаються до ТУ ДСА України в Сумській області у встановлені терміни двічі на рік ( за І півріччя та рік). Випадків, коли звіти надавались пізніше встановлених термінів, в суді не було.
5. Використання в судах програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів (звіти формуються: автоматично чи в ручному режимі).Повнота та своєчасність заповнення в АСДС карток первинного обліку справ та матеріалів. Проблемні питання, які виникали у суді при роботі з автоматизованою системою документообігу суду, шляхи їх вирішення.
В суді за допомогою програмного забезпечення КП «Д3» всі статистичні звіти формуються в автоматичному режимі. Так як картки первинного обліку справ та матеріалів відповідальними особами заповнюються якісно та своєчасно то і проблем при формуванні показників звіту не виникало. Але в зв’язку з тим, що в системі проведено оновлення по заповненню картки на особу, стосовно якої судом розглянуто матеріали кримінального провадження в серпні місяці, автоматично не були сформовані показники в звітах по формі № 1-1 ( у ІІ розділі рядок 64 - справи щодо неповнолітніх) та у формі № 6 ( у рядку 1511 – злочини, вчинені неповнолітніми), ці показники були введені в ручному режимі. По формі № 4 у І розділі у графах 6 та 7 показники не були сформовані автоматично, а тому обраховані в ручному режимі. По формуванню інших форм звітностей проблем не виникало.
6. Проведення навчань у апараті суду для спеціалістів з питань діловодства та судової статистики. Участь спеціалістів з судової статистики у семінарах, відео конференціях з питань судової статистики.
Протягом 2014 року у суді серед працівників апарату суду було проведено 12 семінарських занять за різними питаннями ( наприклад: вивчення нововведень та оновлень при виході нових версій КП «Д-3»; вивчення листів, узагальнень, довідок вищестоящих інстанцій та змін в діючому законодавстві; обговорення основних вимог законодавства щодо боротьби з корупцією та ін.). Також проведено 6 практичних занять з помічниками суддів та 10 практичних занять з секретарями судових засідань. На цих практичних заняттях висвітлювались питання, які найбільш впливають на роботу у судовій системі для помічників суддів та секретарів судових засідань і без яких неможлива якісна і ефективна робота суду взагалі.
26.12.2014 грудня була проведена виробнича нарада з питання складання статистичної звітності у суді за 2014 рік.
7. Реалізація матеріалів перевірок з питань діловодства та судової статистики (оперативні наради тощо).
Після проведення перевірок роботи канцелярської та кадрової служби з працівниками апарату суду проводились оперативні наради, на яких виносились пропозиції щодо усунення виявлених недоліків. Так на початку 2014 року, а саме 04.02.2014р. головний спеціаліст з інформаційних технологій грек О.Г. був звільнений з виходом на пенсію, але до автоматизованої системи не вніс нові шаблони виконавчих листів, тому секретарем судових засідань Кубрак В.Г. виписувались виконавчі листи старого зразка, а помічником судді Лукавою В.І. супровідні листи до них без державного герба. Це питання було обговорено на виробничій нараді працівників апарату суду 17.02.2014 р. та помилки були виправлені. При перевірках роботи секретарів судових засідань були виявлені наступні недоліки: допущення помилок у виконавчих листах, несвоєчасно перевірялись справи про адміністративні правопорушення у виконанні постанов, що недавало можливості своєчасно справи передавати до архіву суду. У роботі помічників суддів також при перевірках були виявлені недоліки: при заповненні карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження деякі пункти виявились неправильно заповненими, що може посприяти неправильному формуванню форм звіту. Ці питання також обговорювались на виробничих нарадах працівників апарату суду.
За результатами перевірок до дисциплінарної відповідальності ніхто з працівників не притягувався.
На нарадах постійно піднімались питання щодо покращення та удосконалення ефективності роботи апарату суду.
З працівниками, які відповідають за обліково-статистичну роботу, протягом року проводились заняття про первинний облік обліково-статистичних карток. Особливу увагу приділялось роботі головного спеціаліста з інформаційних технологій Малашенко І.Ю., який постійно стежить за оновленнями в АСДС та їх впровадженням в роботі суду.
8. Висновок про стан обліково-статистичної роботи.
Враховуючи вищевикладене, стан обліково-статистичної роботи в Ямпільському районному суді Сумської області у 2014 році слід визнати задовільним. Також варто зазначити, що при здійсненні судочинства суд в цілому дотримується вимог чинного законодавства України і виконує покладені на нього завдання.
З метою підвищення рівня обліково-статистичної роботи в суді керівнику апарату суду Винокуровій Д.В. :
- обговорити даний аналіз на оперативній нараді з працівниками суду;
- посилити контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ та матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку в КП «Д-3»;
- планувати і проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями судової статистики, здійснювати аналіз помилок, які допускаються під час складання звітів з метою їх подальшого уникнення.
Заступнику керівника апарату суду Бурнос О.В. суду після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи та стан здійснення правосуддя та надсилати копію даного аналізу до територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.
Працівникам апарату суду, відповідальним за обліково-статистичну роботу суду, постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти та приділяти більше уваги вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України знання яких впливає на підготовку звітів.
Голова суду Г.М.Воловик
Вик.Бурнос О.В.
(05456) 2-19-88
_03_03.png)
