АНАЛІЗ огляду обліково-статистичної роботи Ямпільського районного суду Сумської області за 2015 рік

            Відповідно до планів роботи суду наІ та ІІ півріччя 2015 року та на виконання вимог листа територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області від 12.06.2015р. № 03-3715/15 проведений огляд обліково-статистичної роботи у суді за 2015 рік.

            Під час проведення огляду використовувався план роботи суду на  I та ІІ півріччя  2015 року. Плани роботи суду затверджуються зборами суддів суду. План роботи включає в себе ІV розділи, а саме: І – загальний, ІІ – здійснення правосуддя в кримінальних, цивільних, адміністративного провадження та у справах про адміністративне правопорушення, ІІІ – підвищення професійного рівня, ділової кваліфікації суддів та працівників апарату суду, ІV – організація роботи суду, кадрова робота, обліково-статистична звітність, питання по удосконаленню ефективності роботи апарату суду та господарська діяльність суду.

 Кожний підрозділ включає заходи, по яких встановлюються строки їх виконання, затверджуються виконавці. До кожного розділу плану роботи включались актуальні питання, а саме:

- до І розділу – проведення виробничої наради з працівниками апарату суду за підсумками роботи суду, приймання участі у нарадах та семінарах, проведення днів відкритих дверей;

- до ІІ розділу - підсумки роботи суду щодо здійснення правосуддя, робота в суді із зверненнями громадян, причини скасування та зміни судових рішень, якість здійснення судочинства, стан оперативності розгляду справ та причини недодержання розумних строків їх розгляду, узагальнення судової практики з розгляду справ кримінального провадження про злочини проти власності, про якість складання та оформлення судових рішень у справах кримінального провадження, розгляд цивільних справ в порядку окремого провадження, ухвалення та перегляд суддями заочних рішень у цивільних справах. Ці питання обговорюються на зборах суддів та виробничих нарадах суддів;

- до ІІІ розділу – обговорення на семінарських заняттях суддів проекти законів «Про забезпечення права на справедливий суд» та «Про внесення змін до Закону України «Про судоустрій і статус суддів», вивчення рішень Європейського суду з прав людини, навчання суддів з питань застосування нового законодавства. З працівниками апарату суду проведення занять з питань нововведень та оновлень при виході нових версій КП  «Д-3», вивчення основних вимог законодавства щодо боротьби з корупцією, ознайомлення з основними вимогами ЗУ «Про очищення влади» та ін.;

- до ІV розділу – проведення перевірок роботи канцелярії суду по веденню первинного обліку, ведення реєстрації матеріалів, вхідної і вихідної кореспонденції суду, облік виконавчих листів, перевірка кадрової роботи, робота з архівом суду, фінансово-господарська діяльність суду.  З обліково-статистичної роботи включені питання з аналізу стану обліково-статистичної роботи, огляд даних судової статистики, визначення базових показників ефективності діяльності суду,  вивчення методичних рекомендацій, матеріалів інструктивного характеру з питань обліково-статистичної роботи, програмно-технологічних засобів при роботі з автоматизованою системою.З відповідальними особами, згідно строків виконання, проводяться  семінарські заняття. За станом виконання планів роботи відповідальні – голова суду Воловик Г.М. та керівник апарату суду Винокурова Д.В.

 

            2. Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду  щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судами правосуддя.

            Для забезпечення визначення посадових обов’язків працівників апарату суду згідно кваліфікаційних вимог і посад по Ямпільському районному суду виданий наказ від 16 липня 2014 року № 19-К/ф «Про розподіл функціональних обов’язків між посадами працівників апарату суду» , наказ від 03 листопада 2014 року № 30-К/ф. «Про покладення функціональних обов’язків на деяких працівників апарату суду та внесення змін до наказу “Про розподіл функціональних обов’язків між посадами працівників апарату суду” № 19-К/ф від 16.07.2014 року» та наказ № 24-К/од від 13.08.2015року «Про тимчасовий перерозподіл функціональних обовязків секретаря суду Кліменко О.М. між працівниками апарату суду».

            Здійснення первинного обліку документів і складання звітності розподілено наступним чином:

-          старший секретар суду Ждан О.О. забезпечує первинний облік справ цивільного судочинства за наступними індексами: «2», «2-в», «2-д», «2-з», «2-зз», «2-сз», «2-р», «2-во», «2-др», «2-к», «2-п», «4-с», «8», а також організовує та забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формами « № 2-Ц»,

      « № 10»;

-          заступник керівника суду Ніженець Н.В. забезпечує первинний облік справ адміністративного та цивільного судочинства за наступними індексами: «2-а», «2-ав», «2-ад», «2-аз», «2-азз», «2-асз», «2-ар», «2-аво», «2-адр», «6-а», «8-а», «2-н», «2-о», «2-с», «6», а також організовує та забезпечує своєчасне і якісне          складання статистичних звітів за формою «№ 2-А», та розділів 1,2,4 форми

 «№ 2-Ц», формами «№ 6.1», «№ 6.2»;

-          заступник керівника суду Ніженець Н.В. забезпечує первинний облік справ про адміністративні правопорушення за наступними індексами: «3», «3-в», а також забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формою «№ 3», та розділів 1,2 форми «№ 4»;

-          секретар суду Бурнос О.В. забезпечує первинний облік по кримінальним провадженням (справам), по справам за поданням правоохоронних органів за наступними індексами: «1-кп», «1-кд», «1-о»,

«1-вп», «1-м», «1-кс», «1-в», а також забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формами «№ 1», «№ 1-1», «№ 1-1ОП», «№ 1-ОП»,

 «№ 1-Л», «№ 6-8», «№ 1-АМ», розділу 3 форми «№ 4».

 

            3. Організаційні питання роботи канцелярій суду (дотримання термінів та якість заповнення документів первинного обліку в електронному та паперовому вигляді, складання номенклатур, формування справ, ведення архіву, порядок обліку речових доказів та ін.).

            Порядок ведення діловодства суду визначається Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах областей, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173.

 Первинний облік в суді ведуть - старший секретар суду Ждан О.О., секретар суду Бурнос О.В.. та заступник керівника апарату суду Ніженець Н.В., які в автоматизованій системі документообігу суду  здійснюють обробку, авторозподіл судових справ, облік та контроль документів (справ, матеріалів чи проваджень), а також якісне заповнення документів первинного обліку в електронному вигляді.

 За організацію впровадження в роботі суду комп’ютерних технологій та адміністрування автоматизованих робочих місць відповідає головний спеціаліст з інформаційних технологій Малашенко І.Ю. Всі відповідальні за первинний облік працівники  також ведуть облік і у паперовій формі та забезпечують проходження документів у строки передбачені чинним законодавством або самим документом. Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду Винокурова Д.В.

            Для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом складається номенклатура справ. За складання номенклатури у суді відповідає керівник апарату суду Винокурова Д.В. Згідно номенклатури справи формуються за 6 групами, а саме: 1 – організація роботи суду, 2 – робота зі зверненнями громадян, 3 – архівна справа, 4 – обліково-статистична робота, 5 – бухгалтерський облік, 6 – кадрова робота. Для того, щоб не виникало помилок, працівники апарату суду, які відповідають за формування у справи непроцесуальних документів, мають для використання в роботі копії номенклатури справ.

            У відповідності до Інструкції  з діловодства керівником апарату суду визначені відповідальні особи за роботу з речовими доказами – секретар суду Бурнос О.В. по кримінальним провадженням та заступник керівника апарату суду Ніженець Н.В. по справам про адміністративні правопорушення. Для роботи з речовими доказами відповідальними особами ведуться Журнали обліку речових доказів, які пронумеровані, прошнуровані, підписані та скріплені гербовою печаткою. Для  зберігання речових доказів в суді виділений металічний сейф, який замкнений на ключ. Доступ до сейфа мають тільки відповідальні особи.

            Відповідальною особою за роботу з архівом суду є судовий розпорядник Поправко В.М. Для організації роботи архіву в суді обладнане спеціальне приміщення зі стелажами та металевими дверима зі спеціальним навісним замком. Доступ до спеціального приміщення має судовий розпорядник Поправко В.М. на яку покладено обов’язки по веденню архіву суду. У разі її відсутності доступ можливий тільки у присутності керівника апарату суду, або особи, яка виконує його обов’язки і має дублікат ключа від такого приміщення. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, а також їх відбору для знищення.

 

            4. Ведення судової статистики: порядок складання та подання звітів, якість та дотримання термінів.

            Згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду затвердженої Рішенням Ради суддів України 02.04.2015 року № 25 (зі змінами та доповненнями) та розподілом функціональних обов’язків працівники, які ведуть первинний облік обліково-статистичних карток, відповідають за формування звітів за формами затвердженими ДСА України. Кожна відповідальна особа при заповненні карток керується вимогами Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах областей, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних та кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України 17.12.2015 року № 173, щоб уникнути помилок, які можуть вплинути на формування показників звіту. Спеціалістом з інформаційних технологій на початку формування звітів перевіряється оновлення форм статистичних звітів, потім проводиться перевірка ОСК на виявлення помилок. Після проведених перевірок формуються звіти в автоматичному режимі. Статистичні звіти за затвердженими формами подаються до ТУ ДСА України в Сумській області у встановлені терміни двічі на рік ( за І півріччя та рік). Випадків, коли звіти надавались пізніше встановлених термінів, в суді не було. Помилок при формуванні форм звіту за  2015 рік у суді не було виявлено, це говорить про те, що відповідальні особи весь період уважно і своєчасно заповнювали обліково-статистичні картки. Відповідно до листа ТУ ДСА України в Сумській області від 16.12.2015 року № 03-5389/15 всі форми звітів в електронному вигляді будуть направлені до статистичного відділу для перевірки, а здача звіту проходить згідно затвердженого графіка.

 

            5. Використання в судах програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів (звіти формуються: автоматично чи в ручному режимі). Повнота та своєчасність заповнення в АСДС карток первинного обліку справ та матеріалів. Проблемні питання, які виникали у суді при роботі з автоматизованою системою документообігу суду, шляхи їх вирішення.

            В суді за допомогою програмного забезпечення КП «Д3» всі статистичні звіти формуються в автоматичному режимі. Так, як картки первинного обліку справ та матеріалів відповідальними особами заповнюються якісно та своєчасно то і проблем при формуванні показників звіту не виникало.

            Проблемних питань при роботі з автоматизованою системою документообігу суду та оновленням програми КП «Д-3» не виникало.

            Протягом  2015 року у суді з відповідальними особами за судову статистику, для уникнення помилок, постійно проводились  заняття після виходу кожної версії КП «Д-3». Роз’яснення з незрозумілих питань, без яких неможлива якісна і ефективна робота судової статистики, в телефонному режимі, безпосередньо отримувались від учбового центру ДП «ІСС». 

 

            7. Реалізація матеріалів перевірок з питань діловодства та судової статистики (оперативні наради тощо).

            Після проведення перевірок роботи канцелярської та кадрової служби з працівниками апарату суду проводились оперативні наради, на яких обговорювались виявлені помилки і недоліки та  виносились пропозиції щодо їх усунення.

При перевірці роботи секретарів судових засідань були виявлені наступні недоліки: в справах не в хронології розташовані довідкові листи та внутрішні описи, в довідкових листах не зазначаються які судові засідання, незрозуміло кого викликано в справі, несвоєчасно перевірялись справи про адміністративні правопорушення у виконанні постанов та кримінальні провадження, де судові рішення перебувають на виконанні, що недавало можливості своєчасно справи передавати до архіву суду.  При перевірці внесення до автоматизованої системи документообігу суду відомостей щодо набрання судовими рішеннями законної сили за 2015 рік помічниками суддів, було виявлено, що по 136 судових рішеннях відсутні відмітки щодо набрання ними законної сили. Після проведення виробничої наради був наданий термін для усунення даного недоліку, який був усунений найближчим часом.

Також у 2015 році проводились наступні перевірки вивчення стану організаційного забезпечення діяльності суду: правильність заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, ведення реєстрів автоматичного розподілу судових справ і матеріалів на кожного суддю, ведення первинного обліку у справах про адміністративні правопорушення, перевірка роботи по впорядкуванню архіву суду та складанню описів справ постійного, тривалого зберігання, з особового складу, відповідність ведення реєстрації матеріалів, поданих для оприлюднення на веб-сайт суду в журналі реєстрації цих матеріалів. Ці питання також обговорювались на виробничих нарадах працівників апарату суду.

            За результатами перевірок до дисциплінарної відповідальності ніхто з працівників не притягувався.

 На нарадах постійно піднімались питання щодо покращення та удосконалення ефективності роботи апарату суду.

            З працівниками, які відповідають за обліково-статистичну роботу, протягом року проводились заняття про первинний облік обліково-статистичних карток. Особливу увагу приділялось роботі головного спеціаліста з інформаційних технологій Малашенко І.Ю., який постійно стежить за оновленнями в АСДС та їх впровадженням в роботі суду.

 

            8. Висновок про стан обліково-статистичної роботи.       

           Враховуючи вищевикладене, стан обліково-статистичної роботи в Ямпільському районному суді Сумської області за 2015 рік слід визнати задовільним. Також варто зазначити, що при здійсненні судочинства суд в цілому дотримується вимог чинного законодавства України і виконує покладені на нього завдання.

З метою підвищення рівня обліково-статистичної роботи в суді керівнику апарату       суду Винокуровій Д.В. :

             -  обговорити даний аналіз на оперативній нараді з працівниками суду;

- посилити контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ та матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку в КП «Д-3»;

       - планувати і проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями судової статистики, здійснювати аналіз помилок, які допускаються під час складання звітів з метою їх подальшого уникнення;

       -  проводити перевірки стану організації діловодства, ведення обліково-статистичної роботи та архівної справи;

       -  проводити навчання з помічниками суддів з приводу правильного заповнення статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальне провадження та  картки обліку сум шкоди, завданої злочином.

        Заступнику керівника апарату суду Ніженець Н.В.  після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи та надсилати копію даного аналізу до територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.

        Працівникам апарату суду, відповідальним за обліково-статистичну роботу суду, постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти та приділяти більше уваги вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України знання яких впливає на підготовку звітів.

 

    

          

        Голова Ямпільського

        районного   суду                                                                            Г.М.Воловик

 

 

 

 

 

 

 

Вик.Ніженець Н.В.

(05456) 2-28-15