1. Планування роботи суду з питань діловодства та статистики, стан виконання планів роботи.
Відповідно до плану роботи суду на ІІ півріччя 2016 року та на виконання вимог листа територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області від 23.06.2016 р. № 03-1284/16 проведений аналіз обліково-статистичної роботи у Ямпільському районному суді за I півріччя 2016 року.
Під час проведення огляду використовувався план роботи суду на І півріччя 2016 року який включає в себе ІV розділи, а саме: І – загальний, ІІ – здійснення правосуддя в кримінальних, цивільних, адміністративного провадження та у справах про адміністративні правопорушення, ІІІ – підвищення професійного рівня, ділової кваліфікації суддів та працівників апарату суду, ІV – організація роботи суду, кадрова робота, обліково-статистична звітність, питання по удосконаленню ефективності роботи апарату суду та господарська діяльність суду.
Кожний підрозділ включає заходи, актуальні даному розділу та призначені відповідальні виконавці, встановлені строки виконання. Питання обліково-статистичної роботи планувалися в наступних заходах: проведення перевірок роботи канцелярії суду по відповідності оприлюднення матеріалів на веб - сайті суду, правильності ведення журналу видачі справ з архіву суду, ведення первинного обліку у справах цивільного судочинства, правильності звернення до виконання судових рішень по справам кримінального провадження, правильності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, правильність ведення реєстрів вхідної і вихідної кореспонденції суду, правильність заповнення карток обліку сум шкоди завданої злочином, а також перевірка кадрової роботи, робота з архівом суду, фінансово-господарська діяльність суду. Також до обліково-статистичної роботи включені слідуючі питання, а саме: аналіз стану обліково-статистичної роботи, огляд даних судової статистики, визначення базових показників ефективності діяльності суду, вивчення методичних рекомендацій, матеріалів інструктивного характеру з питань обліково-статистичної роботи, програмно-технологічних засобів при роботі з автоматизованою системою, семінарські навчання з працівниками апарату суду, а саме: ознайомлення з новими можливостями КП «Д-3» у зв’язку з оновленнями, вивчення та обговорення основних вимог законодавства щодо боротьби з корупцією, вивчення основних положень та вимог Закону України «Про державну службу», правил поведінки державного службовця, етичної поведінки при спілкуванні із відвідувачами суду, організація роботи апарату суду у випадку настання знеструмлення електромережі, в тому числі під час фіксування судових засідань звукозаписуючими пристроями, виходу з ладу сервера автоматизованої системи документообігу суду та інших умов, навчання щодо створення фільтрів для пошуку необхідної інформації в програмі КП «Д-3» та інші.З відповідальними особами, згідно строків виконання, проводяться семінарські заняття. За станом виконання планів роботи відповідальні – голова суду Воловик Г.М. та керівник апарату суду Винокурова Д.В.
2. Розподіл обов’язків між працівниками апарату суду щодо здійснення первинного обліку документів і складання звітності про стан здійснення судами правосуддя.
Здійснення первинного обліку документів і складання звітності розподілено наступним чином:
- старший секретар суду Ждан О.О. на підставі наказу № 19-К/ф від 16.07.2014 року забезпечує первинний облік справ цивільного судочинства за наступними індексами: «2», «2-в», «2-д», «2-з», «2-зз», «2-сз», «2-р», «2-во», «2-др», «2-к», «2-п», «4-с», «8», організовує та забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формами «№ 2-Ц», «№ 10» та на підставі наказу № 1-К/од від 06.01.2016 року організовує та забезпечує складання статистичної звітності за формами «№ 6.1», «№ 6.2»;
- секретар суду Бурнос О.В. на підставі наказу № 1-К/од від 06.01.2016 року забезпечує первинний облік справ адміністративного та цивільного судочинства за наступними індексами: «2-а», «2-ав», «2-ад», «2-аз», «2-азз», «2-асз», «2-ар», «2-аво», «2-адр», «6-а», «8-а», «2-н», «2-о», «2-с», , а також організовує та забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формою «№ 2-А», та розділів 1,2,4 форми «№ 2-Ц»;
- секретар суду Бурнос О.В. на підставі наказу № 40/К/од від 02.12.2015 року забезпечує первинний облік по кримінальним провадженням (справам), по справам за поданням правоохоронних органів за наступними індексами: «1-кп», «1-кд», «1-о», «1-вп», «1-м», «1-кс», «1-в», а також забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формами «№ 1», «№ 1-1», «№ 1-1ОП», «№ 1-ОП», «№ 1-Л», «№ 6-8», «№ 1-АМ», розділу 3 форми «№ 4».
- секретар суду Євдокименко Л.В. на підставі наказу № 11-К/ос від 22.04.2016 року забезпечує первинний облік справ про адміністративні правопорушення за наступними індексами: «3», «3-в», а також забезпечує своєчасне і якісне складання статистичних звітів за формою «№ 3», та розділів 1,2 форми «№ 4»;
3. Організаційні питання роботи канцелярій суду (дотримання термінів та якість заповнення документів первинного обліку в електронному та паперовому вигляді, складання номенклатур, формування справ, ведення архіву, порядок обліку речових доказів та ін.).
Порядок ведення діловодства суду визначається Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах областей, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173.
Первинний облік в суді ведуть - старший секретар суду Ждан О.О., секретар суду Бурнос О.В.. та секретар суду Євдокименко Л.В., які в автоматизованій системі документообігу суду здійснюють обробку, авторозподіл судових справ, облік та контроль документів (справ, матеріалів чи проваджень), а також якісне заповнення документів первинного обліку в електронному вигляді.
За організацію впровадження в роботі суду комп’ютерних технологій та адміністрування автоматизованих робочих місць відповідає головний спеціаліст з інформаційних технологій Малашенко І.Ю. Всі відповідальні за первинний облік працівники також ведуть облік і у паперовій формі та забезпечують проходження документів у строки передбачені чинним законодавством або самим документом. Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду Винокурова Д.В.
Для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом складається номенклатура справ. За складання номенклатури у суді відповідає керівник апарату суду Винокурова Д.В. Згідно номенклатури справи формуються за 8 групами, а саме: 1 – організація роботи суду, 2 – робота зі зверненнями громадян, 3 – архівна справа, 4 – обліково-статистична робота, 5 – бухгалтерський облік, 6 – кадрова робота, 7- договірна робота та 8- бібліотека суду. Для того, щоб не виникало помилок, працівники апарату суду, які відповідають за формування у справи непроцесуальних документів, мають для використання в роботі копії номенклатури справ.
У відповідності до Інструкції з діловодства керівником апарату суду визначені відповідальні особи за роботу з речовими доказами – секретар суду Бурнос О.В. по кримінальним провадженням та секретар суду Євдокименко Л.В. по справам про адміністративні правопорушення. Для роботи з речовими доказами відповідальними особами ведуться Журнали обліку речових доказів, які пронумеровані, прошнуровані, підписані та скріплені гербовою печаткою. Для зберігання речових доказів в суді виділений металевий сейф, який замкнений на ключ. Доступ до сейфа має тільки відповідальна особа.
Відповідальною особою за роботу з архівом суду є судовий розпорядник Поправко В.М. Для організації роботи архіву в суді обладнане спеціальне приміщення зі стелажами та металевими дверима зі спеціальним навісним замком. Доступ до спеціального приміщення має судовий розпорядник Поправко В.М. на яку покладено обов’язки по веденню архіву суду. У разі її відсутності доступ можливий тільки у присутності особи, яка виконує його обов’язки і має дублікат ключа від такого приміщення. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, а також їх відбору для знищення. Робота ведеться відповідальною особою у відповідності з вимогами чинного законодавства, за станом роботи в архіві суду здійснюється постійний контроль головою суду, головою ЕК суду, керівником апарату суду. Згідно з планами роботи суду діяльність особи, відповідальної за архів, підлягає перевіркам, за результатами яких складаються довідки. Стан роботи в архіві суду аналізується, обговорюється на засіданнях ЕК, виробничих нарадах працівників суду.
4. Ведення судової статистики: порядок складання та подання звітів, якість та дотримання термінів.
Згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду затвердженої Рішенням Ради суддів України 02.04.2015 року № 25 (зі змінами та доповненнями) та розподілом функціональних обов’язків працівники, які ведуть первинний облік обліково-статистичних карток, відповідають за формування звітів за формами затвердженими ДСА України. Кожна відповідальна особа при заповненні карток керується вимогами Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах областей, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних та кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України 17.12.2015 року № 173, щоб уникнути помилок, які можуть вплинути на формування показників звіту. Спеціалістом з інформаційних технологій на початку формування звітів перевіряється оновлення форм статистичних звітів, потім проводиться перевірка ОСК на виявлення помилок. Після проведених перевірок формуються звіти в автоматичному режимі. Статистичні звіти за затвердженими формами подаються до ТУ ДСА України в Сумській області у встановлений термін за І півріччя 2016 року. Випадків, коли звіти надавались пізніше встановлених термінів, в суді не було. Помилок при формуванні форм звіту за I півріччя 2016 року у суді не було виявлено, це говорить про те, що відповідальні особи весь період уважно і своєчасно заповнювали обліково-статистичні картки. Відповідно до листа ТУ ДСА України в Сумській області від 23.06.2016 р. № 03-1284/16 всі форми звітів в електронному вигляді будуть направлені до статистичного відділу для перевірки, а здача звіту проходить згідно затвердженого графіку.
5. Використання в судах програмно-технологічних засобів обробки та формування звітів. Повнота та своєчасність заповнення в АСДС карток первинного обліку справ та матеріалів. Проблемні питання, які виникали у суді при роботі з автоматизованою системою документообігу суду, шляхи їх вирішення.
В суді за допомогою програмного забезпечення КП «Д-3» всі статистичні звіти формуються в автоматичному режимі. Так, як картки первинного обліку справ та матеріалів відповідальними особами заповнюються якісно та своєчасно, то проблем при формуванні показників звіту не виникає.
Проблемних питань при роботі з автоматизованою системою документообігу суду та оновленням програми КП «Д-3» не виникало.
6. Проведення навчань у апараті суду для спеціалістів з питань діловодства та судової статистики. Участь спеціалістів з судової статистики у семінарах, відеоконференціях з питань судової статистики.
Протягом I півріччя 2016 року у суді з відповідальними особами за судову статистику, для уникнення помилок, постійно проводились заняття. Роз’яснення з незрозумілих питань, без яких неможлива якісна і ефективна робота судової статистики, в телефонному режимі, безпосередньо отримувались від учбового центру ДП «ІСС».
7. Реалізація матеріалів перевірок з питань діловодства та судової статистики).
Після проведення перевірок роботи канцелярської та кадрової служби з працівниками апарату суду проводились оперативні наради, на яких обговорювались виявлені помилки і недоліки та виносились пропозиції щодо їх усунення.
У I кварталі 2016 року було здійснено 12 перевірок, з них 6, що стосується обліково-статистичної роботи, а саме: перевірка відповідності оприлюднення матеріалів на веб - сайті суду, правильності звернення до виконання судових рішень по справам кримінального провадження за 1 квартал 2016 року, правильності ведення реєстраційних реєстрів баз даних вхідної і вихідної кореспонденції автоматизованої системи документообігу суду, перевірки ведення первинного обліку старшим секретарем суду у справах цивільного судочинства (позовне провадження), перевірка правильності заповнення карток на осіб, стосовно яких судом розглянуто матеріали кримінального провадження, перевірка правильності заповнення карток по обліку збитків по яким збитки відшкодовано та карток по обліку збитків по яким збитки не відшкодовано та інші.
При перевірках були встановлені незначні порушення, працівникам був наданий термін для їх усунення.
За результатами перевірок до дисциплінарної відповідальності ніхто з працівників не притягувався.
На нарадах постійно піднімались питання щодо покращення та удосконалення ефективності роботи апарату суду.
З працівниками, які відповідають за обліково-статистичну роботу, протягом року проводились заняття про первинний облік обліково-статистичних карток. Особливу увагу приділялось роботі головного спеціаліста з інформаційних технологій Малашенко І.Ю., який постійно стежить за оновленнями в АСДС та їх впровадженням в роботі суду.
8. Висновок про стан обліково-статистичної роботи.
Враховуючи вищевикладене, стан обліково-статистичної роботи в Ямпільському районному суді Сумської області за I півріччя 2016 року слід визнати задовільним. Також варто зазначити, що при здійсненні судочинства суд в цілому дотримується вимог чинного законодавства України і виконує покладені на нього завдання.
З метою підвищення рівня обліково-статистичної роботи в суді керівнику апарату суду Винокуровій Д.В. :
- обговорити даний аналіз на оперативній нараді з працівниками суду;
- посилити контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ та матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку в КП «Д-3»;
- планувати і проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями судової статистики, здійснювати аналіз помилок, які допускаються під час складання звітів з метою їх подальшого уникнення;
- проводити перевірки стану організації діловодства, ведення обліково-статистичної роботи та архівної справи;
Заступнику керівника апарату суду Ніженець Н.В. після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи та надсилати копію даного аналізу до територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.
Працівникам апарату суду, відповідальним за обліково-статистичну роботу суду, постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти та приділяти більше уваги вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України знання яких впливає на підготовку звітів.
Голова Ямпільського
районного суду Г.М.Воловик
_03_03.png)
