Отримуйте інформацію лише з офіційних джерел
Єдиний Контакт-центр судової влади України 044 207-35-46
А Н А Л І З
обліково-статистичної роботи Ямпільського районного суду
Сумської області за I півріччя 2018
Відповідно до плану роботи суду на І півріччя 2018 року та на виконання вимог листа територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області від 19.06.2018 р. № 03-925/18 проведений аналіз обліково-статистичної роботи у Ямпільському районному суді за I півріччя 2018 року.
Метою даного аналізу є дослідження організаційного забезпечення роботи суду щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку; кадрового забезпечення спеціалістами, які займаються первинним обліком і складанням звітності суду; з'ясування стану ведення аналітичної роботи, виконання планів роботи суду, виявлення недоліків та внесення пропозицій по їх усуненню.
Під час проведення огляду використовувався план роботи суду на І півріччя 2018 року який включає в себе ІV розділи, а саме: І – загальний, ІІ – розглянути на зборах суддів, ІІІ – підвищення професійного рівня, ділової кваліфікації суддів та працівників апарату суду, ІV – організація роботи суду, робота з персоналом, обліково-статистична звітність, питання по удосконаленню ефективності роботи апарату суду та господарська діяльність суду.
Кожний підрозділ включає заходи, актуальні даному розділу та призначені відповідальні виконавці, встановлені строки виконання. Питання обліково-статистичної роботи планувалися в наступних заходах, а саме:
Також до обліково-статистичної роботи включені слідуючі питання, а саме: аналіз стану обліково-статистичної роботи в суді за I півріччя 2018 року, проведення огляду даних про стан здійснення правосуддя за I півріччя 2018 року.
Були заплановані та проведені наступні семінарські заняття з працівниками апарату суду, які відповідають за реєстрацію, облік судових справ та складання статистичної звітності в суді, а саме:
За станом виконання планів роботи відповідальні – голова суду Сатарова О.В. та керівник апарату суду Винокурова Д.В.
Здійснення первинного обліку документів і складання звітності розподілено наступним чином:
Порядок ведення діловодства суду визначається Інструкцією з діловодства у місцевих загальних судах областей, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України 17.12.2013 року № 173.
Первинний облік в суді ведуть - старший секретар суду Ждан О.О., секретар суду Бурнос О.В. та секретар суду Євдокименко Л.В., які в автоматизованій системі документообігу суду здійснюють обробку, авторозподіл судових справ, облік та контроль документів (справ, матеріалів чи проваджень), а також якісне заповнення документів первинного обліку в електронному вигляді.
За організацію впровадження в роботі суду комп’ютерних технологій та адміністрування автоматизованих робочих місць відповідає головний спеціаліст з інформаційних технологій Малашенко І.Ю. Всі відповідальні за первинний облік працівники також ведуть облік і у паперовій формі та забезпечують проходження документів у строки передбачені чинним законодавством або самим документом. Персональну відповідальність за функціонування автоматизованої системи в суді несе керівник апарату суду Винокурова Д.В.
Для створення в суді єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за змістом та видом складається номенклатура справ. За складання номенклатури у суді відповідає керівник апарату суду Винокурова Д.В. Згідно номенклатури справи формуються за 8 групами, а саме: 01 – організація роботи суду, 02 – робота зі зверненнями громадян, 03 – архівна справа, 04 – обліково-статистична робота, 05 – бухгалтерський облік, 06 – робота з персоналом, 07- договірна робота та 08- бібліотека суду.
У відповідності до Інструкції з діловодства керівником апарату суду визначені відповідальні особи за роботу з речовими доказами – секретар суду Бурнос О.В. по кримінальним провадженням та секретар суду Євдокименко Л.В. по справам про адміністративні правопорушення. Для роботи з речовими доказами відповідальними особами ведуться Журнали обліку речових доказів, які пронумеровані, прошнуровані, підписані та скріплені гербовою печаткою. Для зберігання речових доказів в суді виділений металевий сейф, який замкнений на ключ. Доступ до сейфа має тільки відповідальна особа.
Відповідальною особою за роботу з архівом суду є судовий розпорядник Поправко В.М. Для організації роботи архіву в суді обладнане спеціальне приміщення зі стелажами та металевими дверима зі спеціальним навісним замком. Доступ до спеціального приміщення має судовий розпорядник Поправко В.М. на яку покладено обов’язки по веденню архіву суду. У разі її відсутності доступ можливий тільки у присутності особи, яка виконує його обов’язки і має дублікат ключа від такого приміщення. Ведення архівної справи полягає у формуванні, проведенні експертизи цінності, підготовки і передавання судових справ та документації, що утворилася в процесі управлінської діяльності суду до архіву суду, забезпечення збереженості документів архівного фонду суду, а також їх відбору для знищення. Робота ведеться відповідальною особою у відповідності з вимогами чинного законодавства, за станом роботи в архіві суду здійснюється постійний контроль головою суду, головою ЕК суду, керівником апарату суду. Згідно з планами роботи суду діяльність особи, відповідальної за архів, підлягає перевіркам, за результатами яких складаються довідки. Стан роботи в архіві суду аналізується, обговорюється на засіданнях ЕК, виробничих нарадах працівників суду.
Згідно з Положенням про автоматизовану систему документообігу суду затвердженої Рішенням Ради суддів України 02.04.2015 року № 25 (зі змінами та доповненнями) та розподілом функціональних обов’язків працівники, які ведуть первинний облік обліково-статистичних карток, відповідають за формування звітів за формами затвердженими ДСА України. Кожна відповідальна особа при заповненні карток керується вимогами Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах областей, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді Автономної Республіки Крим та Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних та кримінальних справ затвердженої наказом ДСА України 17.12.2015 року № 173, щоб уникнути помилок, які можуть вплинути на формування показників звіту спеціалістом з інформаційних технологій на початку формування звітів перевіряється оновлення форм статистичних звітів, потім проводиться перевірка ОСК на виявлення помилок. Після проведених перевірок формуються звіти в автоматичному режимі. Статистичні звіти за затвердженими формами подаються до ТУ ДСА України в Сумській області у встановлений термін за І півріччя 2018 року. Випадків, коли звіти надавались півріччя 2018 року у суді не було виявлено, це говорить про те, що відповідальні особи весь період уважно і своєчасно заповнювали обліково-статистичні картки. Відповідно до листа ТУ ДСА України в Сумській області всі форми звітів в електронному вигляді будуть направлені до статистичного відділу для перевірки, а здача звіту проходить згідно затвердженого графіку.
В суді за допомогою програмного забезпечення КП «Д-3» всі статистичні звіти формуються в автоматичному режимі. Так, як картки первинного обліку справ та матеріалів відповідальними особами заповнюються якісно та своєчасно, то проблем при формуванні показників звіту не виникає.
Найбільш суттєвими проблемами щодо ведення судової статистики та автоматизованої обробки документів первинного обліку є:
1) недосконалість відповідного програмного забезпечення, що унеможливлює автоматичне розраховування форм звітів про діяльність суду;
2) часте запізнення оновлень програмного забезпечення (необхідність такого оновлення викликається змінами у чинному законодавстві та виявлення неточностей та помилок у діючому програмному забезпеченні);
3) недосконалість нормативно-правових актів, що регулюють питання ведення судової статистики та первинного обліку;
Вирішення цих проблем значно поліпшило б ведення первинного обліку та судової статистики у суді, а також поліпшило автоматизовану обробку документів первинного обліку.
Протягом I півріччя 2018 року у суді з відповідальними особами за судову статистику, для уникнення помилок, постійно проводились заняття. Роз’яснення з незрозумілих питань, без яких неможлива якісна і ефективна робота судової статистики, в телефонному режимі, безпосередньо отримувались від учбового центру ДП «ІСС».
Після проведення перевірок роботи з працівниками апарату суду проводились оперативні наради, на яких обговорювались виявлені помилки і недоліки та виносились пропозиції щодо їх усунення.
У I півріччі 2018 року було здійснено наступні перевірки, що стосуються обліково-статистичної роботи, а саме:
При перевірках були встановлені незначні порушення, працівникам був наданий термін для їх усунення, за результатами перевірок до дисциплінарної відповідальності ніхто з працівників не притягувався.
На нарадах постійно піднімались питання щодо покращення та удосконалення ефективності роботи апарату суду.
Враховуючи вищевикладене, стан обліково-статистичної роботи в Ямпільському районному суді Сумської області за I півріччя 2018 року слід визнати задовільним. Також варто зазначити, що при здійсненні судочинства суд в цілому дотримується вимог чинного законодавства України і виконує покладені на нього завдання.
З метою підвищення рівня обліково-статистичної роботи в суді керівнику апарату суду Винокуровій Д.В. :
- обговорити даний аналіз на оперативній нараді з працівниками суду;
- здійснювати контроль за веденням діловодства в суді, приділяючи особливу увагу первинній реєстрації та обліку судових справ та матеріалів, які надійшли до суду, заповненню документів первинного обліку в КП «Д-3»;
- планувати і проводити навчання з працівниками апарату суду, які займаються питаннями судової статистики, здійснювати аналіз помилок, які допускаються під час складання звітів з метою їх подальшого уникнення;
- проводити перевірки стану організації діловодства, ведення обліково-статистичної роботи та архівної справи;
Заступнику керівника апарату суду Ніженець Н.В. після кожного звітного періоду аналізувати стан обліково-статистичної роботи та надсилати копію даного аналізу до територіального управління Державної судової адміністрації України в Сумській області.
Працівникам апарату суду, відповідальним за обліково-статистичну роботу суду, постійно працювати над підвищенням рівня самоосвіти та приділяти більше уваги вивченню положень Кримінального кодексу України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу адміністративного судочинства України знання яких впливає на підготовку звітів.
_03_03.png)
