6 етапів оформлення прийняття нового працівника

Етап 1. Погодження умов праці та отримання документів від працівника

Ще на етапі співбесіди сторони обговорюють істотні умови праці (режим роботи, оплата праці, пільги ...), узгоджують дату початку роботи, строк дії трудового договору (якщо планується саме строковий трудовий договір), наявність строку випробування (дивіться Випробувальний термін), матеріальної відповідальності, умови щодо нерозголошування комерційної таємниці та інші.

Зазвичай після цього працівник пише заяву про прийняття на роботу. Заява про прийняття на роботу не згадується в законодавстві в якості обов’язкового документу, але часто використовується на практиці. Приклади різних варіантів цього документа дивіться у добірці  Заява про прийняття на роботу.

Роботодавець може вимагати від працівника такі документи (згідно ст. 24 КЗпП та інших нормативних актів):

1) паспорт або інший документ, що посвідчує особу,

2) трудову книжку,

3) у випадках, передбачених законодавством, надати також документ, що підтверджує освіту (спеціальність, кваліфікацію),

4) у випадках, передбачених законодавством, надати документ про стан свого здоров'я,

5) копію документу про ідентифікаційного номера платника податків (крім тих, хто відмовився від отримання такого номера і має відмітку в паспорті про це), згідно пп. 70.12.1 ПКУ;

6) військово-обліковий документ (від призовників — посвідчення про приписку до призовної дільниці, від військовозобов’язаних — військовий квиток або тимчасове посвідчення, згідно п. 16 Порядку, затвердженого постановою КМУ №921 від 07.12.2016);

7) інші документи (не будь-які, як заманеться роботодавцю, а лише передбачені законодавством для кожного конкретного випадку).

Роботодавець зобов’язаний організувати за свої кошти проведення попереднього медичного огляду працівників, зайнятих на важких роботах, роботах зі шкідливими або небезпечними умовами праці або таких, де є потреба в професійному доборі (згідно ст. 169 КЗпП). Для окремих спеціальностей, згідно з постановою КМУ №1465 від 27.09.2000, обов’язкове проведення попереднього психіатричного огляду, а згідно з постановою КМУ №1238 від 06.11.97 - наркологічного  огляду.

Етап 2. Укладення трудового договору (одним документом, або ні)

Письмова форма трудового договору є обов'язковою. Але є два варіанти.

Перший варіант - трудовий договір, укладений у вигляді одного документу (це обов'язково, коли роботодавцем є фізична особа та ще у декількох випадках, перелічених у ст. 24 КЗпП).

Другий варіант - юридичні особи можуть укласти договір оформленням таких документів:

01) наказ (розпорядження) про прийняття на роботу,

02) підстава для наказу - заява про прийняття на роботу, написана працівником,

03) запис у трудовій книжці.

Приклади трудових договорів для різних ситуацій, бланки, вимоги для іх складання та внесення змін до них та інші особливості укладення цих документів дивіться у добірці   Трудовий договір.

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу складається незалежно від того, укладався трудовий договір окремим документом чи ні. Це вимога статті 24 КЗпП.

Приклади для різних ситуацій дивіться у добірці  Наказ про прийняття на роботу.

З наказом треба ознайомити працівників під підпис.

Дата укладення трудового договору та дата видання наказу (розпорядження) про прийняття на роботу повинна бути хоча б на 1 день ранішою ніж дата фактичного початку роботи. Ця умова стосується подання повідомлення до податкової інспкеції про нового працівника, що описано в наступному пункті.

Якщо працівник буде матеріально відповідальною особою, треба укласти з ним договір про матеріальну відповідальність. Не виділяємо це як окремий етап, бо таких працівників небагато.

У наказі, трудовому договорі, трудовій книжці та інших документах посада працівника повинна співпадати та відповідати Класифікатору професій.

 Заповніть Трудовий договір та Наказ про прийняття на роботу онлайн +  роздрукуйте:

Заповнити договір та Наказ

[з підказками стосовно окремих пунктів]

Дивіться відео:  Як заповнити тpудовий договір з використанням онлайн-конструктора?

Етап 3. Повідомлення про нового працівника

Згідно зі ст. 24 КЗпП, "Працівник не може бути допущений до роботи без ... повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу..."

Надати це повідомлення треба хоча б за день до початку роботи нового працівника до місцевої податкової інспекції.

Приклади, бланки, особливості складання та подання дивіться у добірці  Повідомлення про прийняття працівника на роботу

Етап 4. Інструктаж працівника та надання йому робочого місця

До початку роботи нового працівника роботодавець зобов’язаний:

1) роз’яснити працівникові його права та обов’язки;

2) проінформувати працівника під підпис про умови праці, наявність на його робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, а також про права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колдоговору;

3) ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку (дивіться  Правила внутрішнього трудового розпорядку) та колективним договором;

4) призначити працівникові його робоче місце, забезпечити працівника необхідними для роботи засобами;

5) проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони.

Підтвердженням того, що працівник пройшов інструктаж, буде його підпис у відповідному журналі (обов'язкової форми журналу немає).

Роботодавець перед початком роботи повинен ознайомити працівника з посадовою інструкцією (під підпис).

Етап 5. Заповнення особоваї картки та формування особової справи працівника

Особову картку заповнюють в одному примірнику на усіх працівників (у тому числі на сумісників) на підставі опитування працівників та документів, представлених ними під час укладення трудового договору.

Інформацію про прийняття на роботу наводять у розділі IV «Призначення і переведення» особової картки на підставі підписаного наказу (розпорядження) про прийняття на роботу. З кожним записом, що вноситься в розділ ІV особової картки, працівника ознайомлюють під підпис у графі «Підпис працівника».

Повний розгляд теми з прикладами та бланками:  Особова картка працівника 

Особові справи працівників ведуться згідно з Наказом Міністерства Юстиції №1000/5 від 18.06.2015 Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях ( https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 ).

Для роботодавців-підприємців ведення особових справ - не обов'язкове.

Етап 6. Заповнення трудової книжки

Роботодавець веде трудові книжки на усіх працівників, для яких це місце роботи є основним. Без трудової книжки приймають на роботу тільки осіб, які працевлаштовуються вперше, або сумісників (про цей випадок читайте Прийняття на роботу сумісника).

Згідно ст. 48 КЗпП, якщо працівник до працевлаштування ніде не працював, роботодавець протягом 5 днів з дня прийняття на роботу повинен оформити цьому працівникові трудову книжку. Це правило стосується не тільки юридичних осіб, але й роботодавців-підприємців (це підтверджується листом Мінсоцполітики №3475/0/10-16/06 від 29.06.2016).

Особам, що працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. За бажанням працівника запис про роботу за сумісництвом може бути внесено до його трудової книжки окремим рядком роботодавцем за місцем основної роботи такої особи (згідно п. 2.14 Інструкції № 58).

Запис про прийняття працівника на роботу вносять у розділ «Відомості про роботу» його трудової книжки (датою, яка є днем початку роботи ) після видання відповідного наказу (розпорядження), але не пізніше тижня з початку роботи. Зміст запису повинен точно відповідати тексту наказу (розпорядження) про прийняття на роботу.

Роботодавцями-юридичними особами трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, реєструються в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10). Роботодавців-підприємців це правило не стосується, бо трудові книжки в цьому випадку зберігаються у працівників (тобто підприємець робить запис у трудовій книжці та повертає її працівнику).

Джерело: buhoblik.org.ua